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La necesaria digitalización de archivos históricos para usar sus datos en el futuro

10-06-2020

Incluso en el mundo digital de hoy, el papel sigue teniendo un enorme protagonismo en el día a día de personas y organizaciones con una capacidad casi única para transmitir sensaciones. En procesos creativos, según datos de un estudio global, nos encontramos con que un 40% de los profesionales prefieren todavía anotar sus ideas en papel, mientras que solo un 17% las apunta en su teléfono móvil. En Europa se calcula que una persona puede utilizar de media al año hasta unos 300 kilos de papel, lo que demuestra lo arraigado que sigue el mundo físico en nuestra cotidianidad.

El papel no ha dejado de tener su relevancia desde que se creara allá por el año 100 a.C. Aun así, su uso ha ido amplificándose con el paso del tiempo: como forma de embalaje y envoltorio, en la fabricación de vendas o para material de aislamiento. El papel, y asimismo su reciclaje, ayuda a contribuir en una economía circular. Pero ¿qué sucede cuando un papel contiene datos de interés y no puede destruirse? En esos casos es esencial crear copias digitales de dichos documentos para preservar tanto su contenido como su uso por parte de generaciones futuras.

No decimos con ello que el papel deba desaparecer por completo de nuestro entorno, de hecho, es un soporte de la información tan bueno que, de no existir, habría que inventarlo. Sin embargo, en estos tiempos, el mundo digital y el papel deben convivir necesariamente. Siempre va a haber una necesidad de capturar los datos contenidos en formato físico para que sean útiles en una organización y sean explotables por las herramientas corporativas. De ahí que en sectores de todo tipo deban plantearse, si no lo han hecho ya, contar con los dispositivos tecnológicos adecuados para digitalizar sus procesos y corpus informativo de manera rápida, eficiente y segura.

Jesús Cabañas, Director regional de PFU (EMEA) para Iberia

Documentos frágiles, pero vitales

La historia del papel es también la historia de los datos. Se ha empleado para registrar transacciones comerciales desde hace siglos y legitimar tratados internacionales, entre otros documentos, pero lo cierto es que el tiempo hace mella en ellos, degradándose cuando apenas han pasado unas décadas desde su conservación. En un estudio sobre la fragilidad del papel y la salvaguarda de archivos históricos, la investigadora Nancy E. Gwinn explica que los altos niveles de ácido presentes en la fabricación de libros, revistas y periódicos -particularmente, desde el siglo XIX- hace que las hojas se sequen lentamente, volviéndose primero de color marrón para después agrietarse y, finalmente, desmoronarse. Este proceso puede acelerarse si hay unas condiciones deficientes de almacenamiento o si esta tiene lugar en zonas con una mayor contaminación ambiental.

Los problemas de conservación del papel no se limitan únicamente a libros o documentos del pasado, como así pueden atestiguar quienes se encargan de custodiar dichos archivos. Antes de la aparición de la fotografía, una de las maneras más habituales de registrar acontecimientos era a través de acuarelas, unas obras mucho más fáciles de transportar que las pinturas al óleo y con las que los viajeros lograron captar distintas escenas de la vida.

En ellas se recogen fenómenos científicos, medioambientales o históricos de antes del año 1900: construcciones de ferrocarriles y puentes, sucesos de carácter local e internacional que, en muchos casos, suponen el único testimonio de los cambios en pueblos y ciudades de todo el mundo. Son archivos de la historia que pasan a menudo desapercibidos, ocultos entre colecciones privadas o en los sótanos de museos y bibliotecas. En un intento por rescatar estas obras de arte del olvido, la organización sin ánimo de lucro The Watercolour World ha creado un archivo online de acuarelas históricas, de modo que su contenido pueda ser conservado y estudiado.

Del papel a los datos: la importancia de la indexación

No solo la pintura puede preservarse satisfactoriamente con tecnologías de digitalización, también pueden tener cabida otro tipo de documentos como contratos en papel gofrado con firmas en tinta y sellos de cera, ya que pueden incluir información interesante sobre la que poder trabajar después. Los datos contenidos en archivos históricos son un activo importante para el estudio científico, social y medioambiental. Al digitalizar documentos en papel, ya sean acuarelas o acuerdos comerciales, sus datos pueden ser aprovechados y utilizados para fundamentar decisiones o resultados, al margen de la importancia que tiene proteger estos archivos para el disfrute de varias generaciones.

Las soluciones de captura de imágenes de última generación permiten la conservación de archivos históricos con una alta calidad y fiabilidad de los datos, así como los procesos de indexación que convertirán toda esa información en valor. Esto es sin duda una de las partes más importantes del proceso de gestión y de digitalización de documentos. Lo que no está indexado no existe. De nada sirve digitalizar archivos si luego la información no es localizable. Gracias al uso del software OCR (reconocimiento óptico de caracteres), se pueden capturar y reconocer palabras, además de mantener hasta el más mínimo detalle de una imagen. Pero es básico que el dato tenga una calidad óptima para encontrar la información y tener buenos resultados con la tecnología OCR.

Otra opción disponible a tener muy en cuenta para la preservación de archivos antiguos en papel y acuarelas cuyo estado sea muy frágil son las soluciones de escaneo cenital. La digitalización se realiza sin contacto, de esta forma, lo que evita una excesiva manipulación de los documentos. Actualmente existen herramientas muy avanzadas que permiten escanear con total precisión incluso si se trata por ejemplo de obras de arte protegidas por un cristal.

La captura de documentos históricos, antes de que estos se pierdan para siempre, debe convertirse en una tarea vital con la que no solo se preservará la información más relevante para un futuro, sino que ayudará a mejorar el conocimiento del que disponemos hoy día en el mundo.

Jesús Cabañas, Director regional de PFU (EMEA) para Iberia


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