El estudio, realizado por Lexmark, demuestra que las empresas que no usan sistemas automatizados muestran mayores problemas de rendimiento, como la menor productividad de los empleados y ciclos de trabajo más lentos El 70% de los encuestados aseguran que el tiempo que dedican a los procesos administrativos ha aumentado en los últimos cinco años y el 59% los califican de complicados, al incluir demasiados pasos. El 50% de los empleados afirma que el tiempo dedicado es el mayor problema asociado con los procesos administrativos. La implementación de software de procesamiento de documentos supondría para las empresas una mejora del acceso a la información de entre un 85 y 95%.

El estudio llevado a cabo por Lexmark revela que la implantación de sistemas automatizados ayudaría a las empresas europeas a aumentar la productividad de los empleados, reducir los costes operacionales y a reducir los errores asociados a los procesos manuales. La encuesta se ha realizado a empleados de oficina en toda Europa acerca de las fases y tiempo que dedican a tareas relacionadas con administración. En el caso de las empresas que operan manualmente se detectan mayores deficiencias. Los encuestados realizan las tareas administrativas en su mayoría manualmente (a través de papel) en lugar de forma automatizada, como por ejemplo el procesamiento de contratos, órdenes de pedidos ó la introducción de datos de tarjetas  de visitas en una libreta de direcciones o base de datos.

El 59% de los empleados considera los procesos administrativos de su empresa demasiado complicados, al incluir varios pasos. Asimismo, se observa que hay una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas. Un tercio de los encuestados dedica tres horas o más a la semana únicamente a tareas administrativas. Además, el 70% considera que el tiempo dedicado a ellas se ha incrementado en los últimos cinco años y que las empresas están desperdiciando un tiempo valioso en dichas tareas.

El estudio pone de relieve que, personalmente, los empleados están dispuestos a eliminar las formas de trabajo obsoletas e improductivas. A la pregunta, “¿Cuál es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales?”, el 50% respondió que “consumen demasiado tiempo”. Por otro lado, hay implicaciones mayores para un negocio más allá de la productividad de los empleados. Un cuarto de los encuestados señala que el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores. Casi dos tercios de los trabajadores encuestados han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas manuales le ha costado dinero a la compañía.

A mayor número de caracteres introducidos, mayor esfuerzo a la hora de introducir los datos, hay más errores y ciclos más lentos. Para las empresas, esto puede tener un impacto directo en la cuenta de resultados. Si una factura no se envía correctamente, puede derivar en pagos tardíos ó pagos duplicados que deben resolverse, entre otros muchos problemas. Incluso puede resultar en la ruptura de una relación con un cliente o proveedor. Por todo ello, las empresas deben revisar su forma de tratar los datos y de abordar las tareas cotidianas.

Lexmark ofrece soluciones para medianas y grandes empresas que les permiten lograr una forma de trabajar más eficiente. Desde aplicaciones móviles de captura - que pueden escanear y capturar recibos para que los empleados no tengan que introducir los gastos de forma manual- hasta software de captura inteligente, Lexmark permite a las empresas crear flujos de trabajo más productivos. Sus soluciones combinan equipos de escaneo e impresión con software de procesamiento de documentos y contenidos que permiten la captura inteligente de información. Los datos de documentos, como consultas, quejas, solicitudes o informes se capturan automáticamente, ordenados en un formato estructurado y se transfieren a los procesos de negocio y sistemas corporativos, logrando una mayor visibilidad de la información en toda la empresa. Para las compañías esto supone eliminar entre el 85 y el 95% de la introducción manual de datos y mejorar el acceso a la información.

Juan Leal Cárdenas, Director General de Lexmark Ibérica, señala: “Nuestro estudio es una llamada de atención a las empresas de toda Europa. Los resultados muestran que muchas compañías están viviendo en una ‘edad digital oscura’, y que no están aprovechando las tecnologías disponibles para mejorar la productividad de sus empleados y los flujos de trabajo en general”. “Para no quedarse atrás, hay que acercarse a los procesos automatizados y optimizados para conseguir mejorar el rendimiento de trabajo y las tareas administrativas del día a día", afirma Juan Leal. Lexmark encuestó a 714 trabajadores de oficina en doce países, entre ellos Bélgica, Francia, Alemania, Hungría, Italia, Países Bajos, Polonia, Portugal, Sudáfrica, España y Reino Unido. El estudio finalizó en julio de 2013.